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E-Rechnung

Das WSA Oder-Havel erfüllt seit dem 27.11.2019 die gesetzliche Anforderung zur Annahme von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und setzt damit die Europäische Richtlinie 2014/55/EU um, die alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren dazu verpflichtet, die daraus resultierenden Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und verarbeiten zu können.

1. Die E-Rechnung im WSA Oder-Havel

1.1 Allgemeine Informationen zur E-Rechnung im WSA Oder-Havel

Das WSA Oder-Havel ist in der Lage, elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben.

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die gesamte Bundesverwaltung verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs. 3 der E-Rechnungsverordnung (kurz E-RechV) geregelt.

Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sein sollten. Als Rechnungssteller profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
  • schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
  • Ermöglichung einer digitalen und revisionssicheren Archivierung
  • Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

1.2 Informationen zur Übermittlung von E-Rechnungen im WSA Oder-Havel

Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen wollen. Weiterführende Informationen zu einzelnen Themen finden Sie unter den jeweiligen Verlinkungen. 

Schritt 1: Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E-RechV geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen zu berücksichtigen.

Schritt 2: Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an das WSA Oder-Havel einreichen?

Das WSA Oder-Havel empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de.

Schritt 3: Muss ich mich an der Rechnungseingangsplattform registrieren?

Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg der E-Rechnung durchgeführt werden. Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie hier.

Bei technischen Fragen zur Rechnungseingangsplattform wenden Sie sich bitte an die Portalbetreiberin (Bundesdruckerei). Folgende E-Mail-Adresse für den Support ist dort für Rechnungssteller eingerichtet: sendersupport-xrechnung@bdr.de. Die Support-Hotline ist über die Rufnummer 030 / 25984436 werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.

Schritt 4: Über welche Kanäle kann ich eine elektronische Rechnung an das WSA Oder-Havel versenden?

Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen in der Rechnungseingangsplattform folgende Übertragungskanäle zur Verfügung: Peppol, E-Mail, De-Mail sowie der manuelle Upload. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der vom Rechnungssteller präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen.

Übertragungskanal Peppol: Beim elektronischen Rechnungsaustausch lautet die Peppol Participant-ID: 0204:991-07727-56

Schritt 5: Was geschieht nach Versand meiner Rechnung?

Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattformen findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.

Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird uns Ihre Rechnung zur Abholung auf der Plattform bereitgestellt. Nach der Bereitstellung können Sie den Status Ihrer E-Rechnung bis zur Abholung über die Plattformen eingesehen. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei einem Statuswechsel der Rechnung eingerichtet werden.

1.3 Inhalte einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer: 991-07727-56
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • ggf. zusätzliche Angaben (z. B. Lieferantennummer und Bestellnummer) werden dem Rechnungssteller bei Beauftragung mitgeteilt.
RechnungsbestandteilDatenfeld Standard XRechnungAngabe des WSA Oder-Havel für Rechnungssteller
Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID)

„Käuferreferenz“

(BT-10)

Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung.

Bitte geben Sie diese Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 991-07727-56

Bestellnummer

„Bestellreferenz“

(BT-13)

Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz stets dem Auftragsdokument. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch das WSA Oder-Havel abgelehnt werden.
Lieferantennummer

„Lieferantennummer“

(BT-29)

Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Lieferantennummer stets dem Auftragsdokument. Die Angabe ist für eine interne Zuordnung im WSA Oder-Havel notwendig und muss bei der Rechnungsstellung angegeben werden.

1.3.1 Anforderungen an das Rechnungsformat

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen entspricht.

Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

Weiterführende Informationen sowie die jeweils gültige Version zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter https://xeinkauf.de/xrechnung/.

1.3.2 Informationen zu rechnungsbegründenden Unterlagen

Die Möglichkeiten zur Einbettung der Unterlagen unterscheiden sich in Abhängigkeit davon, welche Rechnungseingangsplattform verwendet wird und wie die Rechnungen erstellt bzw. über welchen Kanal sie versendet werden. Eine technische Lösung für den Versand von rechnungsbegründenden Anlagen mit einer Größe von über 15 MB wurde am 11. Juli 2022 erfolgreich auf der OZG-RE ausgerollt. Eine Umsetzung dieser Weiterentwicklung für die ZRE ist im Laufe des Jahres 2023 geplant. Die Dateigröße elektronischer Anlagen auf der ZRE ist wie folgt begrenzt: auf 10 Megabyte bei E-Mail und De Mail, 11 Megabyte bei der Weberfassung und 15 Megabyte bei Upload und Peppol. 

Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Sofern sich eine Einbettung der Unterlagen nicht anbietet, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg (bspw. in einer gesonderten E-Mail) an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Wichtig ist hierbei, dies mit dem Auftraggeber vorher abzusprechen.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. Ä.).

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes:

Weitere Informationen: